Το πρόγραμμα υλοποιείται ως συνδυασμός παρακολούθησης 40 ωρών in class που κατανέμονται σε απογευματινές ώρες (16.30-21.30 μμ) δύο εβδομάδων (όχι συνεχόμενων), προσωπικής μελέτης και εκπόνησης εργασίας που είναι απαραίτητο να ολοκληρωθεί πριν την συμμετοχή των υποψηφίων στις εξετάσεις. Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να λάβουν υπόψη ότι η σωστή προετοιμασία για την συμμετοχή στις εξετάσεις αλλά και προκειμένου το πρόγραμμα να επιφέρει ουσιαστικές αλλαγές και να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα, εκτός από την in class παρακολούθηση, απαιτείται και διάθεση ωρών για μελέτη, από τον προσωπικό χρόνο των συμμετεχόντων.

 

To πρόγραμμα σας προετοιμάζει για την πιστοποίηση Certified Secretaries Management Assistants. Η πιστοποίηση από την ACTA που αποτελεί τεχνοβλαστό του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης. 

Διάρκεια : 30 Ώρες in class + 40 ώρες e-Learning και Προσωπικής Μελέτης

Περιεχόμενο

 

Σε όλες τις κατηγορίες Βοηθών Διοίκησης ολων των κατηγοριών επιχειρήσεων, οργανισμών και φορέων του Δημοσίου. Συγκεκριμένα το πρόγραμμα απευθύνεται σε :

• Βοηθούς Διοίκησης Ανωτάτων και Ανωτέρων Στελεχών Διοίκησης (Top Management Assistants)
• Γραμματείς Tμημάτων,
• Executive Secretaries
• Personal Assistants (PAs)
• Receptionists
• Διευθυντικά Στελέχη μονάδων Διοικητικο-Γραμματειακής υποστήριξης

Προϋποθέσεις Συμμετοχής στο εκπαιδευτικό πρόγραμμα

Η συμμετοχή στο πρόγραμμα για την απόκτηση της πιστοποίησης Certified Secretaries Management Assistants (CSMA) προϋποθέτει τα εξής:

• Ελάχιστη αποδεδειγμένη επαγγελματική εμπειρία δύο ετών σε θέση Διοικητικό-Γραμματειακής υποστήριξης
• Γνώσεις Αγγλικής Γλώσσας
• Γνώσεις Η/Υ
• Συμπλήρωση του web based on-line ερωτηματολογίου ανάλυσης αναγκών (Training Need Analysis)

Προδιαγραφές και πλαίσιο λειτουργίας μονάδας Διοικητικο-Γραμματειακής Υποστήριξης

• Εξοπλισμός γραφείου (έπιπλα, αυτοματισμός γραφείου κλπ.)
• Θέματα ασφάλειας εργαζομένων

Θέματα που βρίσκονται στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος των σύγχρονων επιχειρήσεων

• Όραμα
• Κουλτούρα
• Φιλοσοφία
• Κοινωνική Ευθύνη
• Καινοτομία

Στρατηγικός σχεδιασμός και βασικά θέματα οργάνωσης Μονάδας Διοικητικο-Γραμματειακής υποστήριξης

• SWOT Analysis
• Benchmarking 
• Προδιαγραφές θέσης
• Αρμοδιότητες

Νομικά Θέματα που αφορούν την Βοηθό Διοίκησης

Βασικές Αρχές Πρώτων Βοηθειών (η πρακτική εξάσκηση γίνεται σε ειδική κούκλα)

Stress Management

• Επίπεδα άγχους
• Πηγές άγχους
• Ανάλυση του Stress
• Τακτικές μείωσης του άγχους
• Τεχνικές διαχείρισης του άγχους στην κρίση

Αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου (Time Management)

• Η σημασία του χρόνου και οι διαβαθμίσεις του (επείγον, σημαντικό κλπ.)
• Χρονοκλέφτες και τεχνικές οργάνωσης του χρόνου

Συναισθηματική Νοημοσύνη

• Συναισθηματική νοημοσύνη στο εργασιακό περιβάλλον
• Τρόποι ανάπτυξης συναισθηματικής νοημοσύνης
• Υποκίνηση & Παρακίνηση
• Η σχέση υποκίνησης με την απόδοση και ο ρόλος των Στελεχών Διοίκησης επιχειρήσεων

Νευρογλωσσικός Προγραμματισμός

Επικοινωνία

• Αποτελεσματική λεκτική και μη λεκτική επικοινωνία
• Η Τηλεφωνική επικοινωνία και τα μυστικά της επιτυχίας. Μελέτη περιπτώσεων από καταγραφές πραγματικών τηλεφωνικών κλήσεων.
• Εσωτερική Επικοινωνίας
• Σύνταξη επιχειρηματικών κειμένων
• Διαχείριση συγκρούσεων (conflicts management)
• Ηλεκτρονική επικοινωνία (Χρήσιμες οδηγίες για επικοινωνία με e-mail και Fax.)

Υποδοχή Επισκεπτών

 

Προετοιμασία Meetings / Ραντεβού

 

Διοργάνωση Εκδηλώσεων (Event Management)

 

Δημόσιες Σχέσεις

 

Η εικόνα της Βοηθού Διοίκησης που κάνει την διαφορά

• Ιmage making και ο ρόλος του στην προσωπική και επαγγελματική επιτυχία
• Μοντέλα επαγγελματικής επικοινωνίας
• Βασικές αρχές Savoir vivre (χειραψία, γεύματα, προσφωνήσεις, ευχαριστίες κλπ.)
• Εμφάνιση
• Business Dressing
• Βασικές αρχές χρωματολογίας
• Γλώσσα σώματος

Βασικές αρχές πειθούς και επιρροής (influence skills). Η ενότητα αυτή καλύπτεται με πρόγραμμα synchronous e-learning με σκοπό οι συμμετέχοντες να γνωρίσουν ένα από τα δημοφιλέστερα εργαλεία τηλε-εκπαίδευσης.

 

Βασικές αρχές διαπραγματεύσεων (Negotiation Skills)

 

Βασικές γνώσεις ειδικών θεμάτων 

• Νομικές μορφές και τύποι Εταιριών Α.Ε., Ο.Ε., Offshore …)
• Τύποι επιταγών (δίγραμμη κλπ.)
• Εταιρικές καταστάσεις (ισολογισμός κλπ.)

Διαχείριση έντυπης αλληλογραφίας

• Αρχειοθέτηση εγγράφων
• Συστήματα αποθήκευσης και ανάκτησης έντυπων εγγράφων (χαρτώα αρχεία)
• Εγχειρίδιο αλληλογραφίας

 

Οι εισηγήσεις στα πλαίσια των in-class μαθημάτων υλοποιούνται από ομάδα καταξιωμένων εκπαιδευτών με μεγάλη ακαδημαϊκή και επαγγελματική εμπειρία στα αντικείμενα που εισηγούνται.

Η παρακάτω Agenda αφορά στο σύνολο της ύλης όπως αυτή καλύπτεται από την in-class εκπαίδευση, την εκπαίδευση e-learning καθώς και τα θέματα προσωπικής μελέτης.

Στα πλαίσια του προγράμματος οι συμμετέχοντες πρέπει να εκπονήσουν εργασία (project) σε θέμα το οποίο θα αποφασιστεί από κοινού με τον υπέυθυνο του προγράμματος. Πρέπει να σημειωθεί ότι το project δεν έχει τυπικό χαρακτήρα αλλά ουσιαστικό και το θέμα θα πρέπει να σχετίζεται με παραγματικές ανάγκες των συμμετεχόντων. Βασικός μας στόχος είναι μετά την ολοκλήρωση της εργασίας να εκπονηθεί μελέτη σκοπιμότητας και να υποβληθεί η σχετική αναφορά στον Διυεθυντή της κάθε συμμετέχουσας.

Με την λήξη του προγράμματος συμπληρώνεται ατομικό πλάνο δράσης το οποίο και υπογράφεται από την κάθε συμμετέχουσα. Το συγκεκριμένο πλάνο απαρτίζεται από βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες ενέργειες που θα πρέπει να γίνει προσπάθεια να εφαρμοστούν με στόχο την βελτίωση σε συγκεκριμένους τομείς των καθηκόντων ή των τομέων ευθύνης την κάθε συμμετέχουσας.

Εισαγωγή

• Υπάλληλος Γραμματειακής Διοικητικής Υποστήριξης (Υπάλληλος Γραφείου) : Το περίγραμμα από το Ε.Κε.Πις. Ανάλυση και σχολιασμός.
• Τελευταίες εξελίξεις για το επάγγελμα της Βοηθού Διοίκησης σε Ελλάδα και Εξωτερικό
• Μοντέλο Virtual Assistant (Ελλάδα & Εξωτερικό)
• Τι ζητούν τα Ανώτερα Στελέχη των σύγχρονων επιχειρήσεων από τις Βοηθούς Διοίκησης στην Ελλάδα αλλά και σε διεθνές επίπεδο.
• Χρήσιμες Συμβουλές από Βοηθούς Διοίκησης με μακροχρόνια εμπειρία (Μέλος EUMA)
• Το νέο προφίλ της Βοηθού Διοίκησης : Αλλαγές που απαιτούνται άμεσα

Επαφή με εργαλεία αποτύπωσης προσωπικού Προφίλ

• Ανάλυση του προσωπικού σας προφίλ με την χρήση του εργαλείου DISC