Agenda Συνεδρίου

Παραγωγικότητα, Αυτο-Αποτελεσματικότητα, Ψυχική Αντοχή, Εμπειρία Πελατών (CX), Εργαλεία Πληροφορικής

Η agenda του 9ου Virtual Συνεδρίου Βοηθών Διοίκησης σας προσφέρει την ευκαιρία να αναπτύξετε τις γνώσεις σας ανεξαρτήτως του σε ποια χώρα ή σε ποιο σημείο της χώρας βρίσκεστε. Εφόσον ενδιαφέρεστε για την αυτο-βελτίωσή σας (Knowledge first, Location second), έχετε την ευκαιρία να δηλώσετε συμμετοχή στο συνέδριο. 

Το συνέδριο προσφέρει πολλά εργαστήρια γνώσης (sessions) διάρκειας δύο ωρών, τα οποία θα υλοποιηθούν εντός της εβδομάδας 14-19 Δεκεμβρίου 2020. Τα sessions υλοποιούνται σε πρωινές ή απογευματινές ώρες, τις καθημερινές 14-18 Δεκεμβρίου, καθώς και το Σάββατο 19 Δεκεμβρίου. Οι σύνεδροι θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν όλα τα sessions ή όσα από αυτά τους ενδιαφέρουν επιλέγοντας την αντίστοιχη ημέρα και ώρα. Ακολουθεί η agenda του συνεδρίου. Έγκριτοι ομιλητές μοιράζονται τις γνώσεις τους, καλύπτοντας θέματα που βρίσκονται στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος των στελεχών του κλάδου των Βοηθών Διοίκησης (Management Assistants) σε διεθνές επίπεδο.


Kick Off Session : Δευτέρα 14/12 14.30-16.45

  • 14.30-14.45: Καλωσόρισμα / Panel Ομιλητών
  • 14.45-15.15: A Changing World and Your Place In It,  Lucy Brazier,  CEO, Marcham Publishing | Publisher of Executive Secretary Magazine | International Speaker | Conference Chair | Expert on the Administrative Profession
  • 15.15-15.45: Ο νέος ρόλος της βοηθού διοίκησης - Απαιτούμενες δεξιότητες (competencies framework) / Ερατώ Λιάρου, Consultant - Business Support, HR & Legal Specialty, RANDSTAD
  • 15.45-16.15: The future of the Executive Assistant / Τζίνα Θεοφιλίδου,  Chairman, International Μanagement Assistants (IMA) Greece
  • 16.15-16.45: Παρουσίαση αποτελεσμάτων Έρευνας για τον κλάδο των Βοηθών Διοίκησης, Αντώνης Δάσκος, CEO, DOOR Training & Consulting


Session 1 : Τρίτη 15/12 18.00-20.00  

Διοίκηση της αλλαγής σε ατομικό επίπεδο (Navigating the waves of change) και η δύναμη της συνήθειας / Απόστολος Παλάσκας, Master Trainer, Executive Coach

Όπως έχουν αναφέρει πολλοί ειδικοί: "Η αλλαγή πρέπει να είναι η δεύτερη φύση μας (Change is our second nature)". Στο session, θα γίνει παρουσίαση των βημάτων που ακολουθεί κάθε άτομο όταν πρόκειται να διαχειριστεί μια αλλαγή (μεγάλης ή μικρής κλίμακας). Οι σύνεδροι θα κατανοήσουν τα στάδια της αλλαγής και θα συνειδητοποιήσουν το δικό τους προσωπικό προφίλ διοίκησης της αλλαγής, αξιοποιώντας το  Change Style Indicator (CSI), που αποτελεί το  δημοφιλέτερο εργαλείο αποτύπωσης της προσέγγισης κάθε ατόμου στην αλλαγή. Θα γίνει παρουσίαση των δεξιοτήτων που απαιτούνται από τη Βοηθό Διοίκησης ώστε να διαχειρίζεται όλα τα είδη της αλλαγής με επιτυχία, αποφεύγοντας τις παγίδες που συνήθως παρουσιάζονται σε όλα τα στάδια. Τέλος, οι σύνεδροι θα κατανοήσουν τη σημασία του ρόλου τους σε μεγάλης κλίμακας επιχειρησιακές αλλαγές.  
Οφέλη συμμετοχής:

  • Αυτο-αξιολόγηση και ευκολότερη προσαρμογή στις αλλαγές (σε ατομικό και επιχειρησιακό επίπεδο)
  • Κατανόηση του τρόπου που προσεγγίζετε την αλλαγή σε προσωπικό επίπεδο και εξοικείωση με τις τεχνικές διαχείρισης δύσκολων αλλαγών
  • Κατανόηση του ιδιαίτερου ρόλου της βοηθού διοίκησης σε σύνθετες επιχειρησιακές αλλαγές 


Session 2 : Τετάρτη 16/12 18.00-20.00  

Αυτο-Οργάνωση: Getting Things Done - Τhe art of stress free productivity για Βοηθούς Διοίκησης / Φαίδρα Καλή, Πιστοποιημένη σύμβουλος της μεθοδολογίας Getting Things Done

Η μεθοδολογία Getting Things Done είναι η δημοφιλέστερη μεθοδολογία στον τομέα της αύξησης παραγωγικότητας. Η μεθοδολογία που ανέπτυξε ο David Allen παρουσιάζει με πέντε απλά βήματα, τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να μειώσουμε το άγχος και την εργασιακή πίεση, αυξάνοντας παράλληλα την αποτελεσματικότητά μας. Τα πέντε βήματα 1. Capture, 2. Clarify 3. Organize, 4. Reflect 5. Engage σας βοηθούν να βάλετε τάξη στο χάος της πληροφορίας, των e-mails και των καθηκόντων (tasks) που με τα οποία πρέπει να ασχοληθείτε σε καθημερινή βάση. 

Οφέλη συμμετοχής

  • Η βελτίωση της αυτο-οργάνωσης
  • Μείωση εργασιακής πίεσης (stress)
  • Αύξηση ατομικής παραγωγικότητας 


Session 3 : Πέμπτη 17/12 18.00-20.00  

Ψυχική αντοχή και ευελιξία (mental toughness & resilience) για Βοηθούς Διοίκησης. / Ζωή Λιόλιου, Professional Trainer & Coach

Η ψυχική αντοχή και η ευελιξία είναι δύο από τις σημαντικότερες δεξιότητες για κάθε στέλεχος στο χώρο εργασίας. Η ανάγκη για την ανάπτυξη αυτών των δεξιοτήτων αποδεικνύεται ακόμη μεγαλύτερη σε δύσκολες περιόδους. Διασφαλίζουν ψυχική ισορροπία και υγιή συναισθήματα στο χώρο εργασίας. Στο session, θα γίνει αναφορά στις τεχνικές με τις οποίες μπορείτε να βελτιώσετε την ψυχική αντοχή και την ευελιξία σας.   
Οφέλη συμμετοχής:

  • Κατανόηση των συστατικών ενίσχυσης της ψυχικής αντοχής
  • Εντοπισμός της αιτίας που προκαλεί τα μη υγιή συναισθήματα στην εργασίας σας και εξάσκηση για την μετατροπή τους σε υγιή συναισθήματα
  • Ενίσχυση της πνευματικής σας ευελιξίας για την αντιμετώπιση δύσκολων καταστάσεων με αποτελεσματικότητα


Session 4 : Παρασκευή 18/12 14.30-16.30  

Ενίσχυση του επικοινωνιακού σας brand (Improve your communication brand) / Θοδωρής Λέπουρας, Master Trainer & Executive Coach

Η αποτελεσματική επικοινωνία, παραμένει η σημαντικότερη δεξιότητα για τα στελέχη του κλάδου των βοηθών διοίκησης. Το επικοινωνιακό σας brand είναι ένα σύνθετο puzzle, που αποτελείται από πολλές δεξιότητες όπως γραπτή, προφορική και ηλεκτρονική επικοινωνία.  To session με μια σειρά από πραγματικά παραδείγματα αποδεικνύει ότι παρότι η επικοινωνία φαίνεται μια απλή υπόθεση, τελικά είναι μια πολυσύνθετη διαδικασία. Θα δείτε τη σημασία του πομπού, του καναλιού επικοινωνίας και του δέκτη στην αποτελεσματική επικοινωνία. Θα γίνει αναφορά στα συνήθη λάθη και τα 7Cs της επικοινωνίας.

Οφέλη συμμετοχής:

  • Βελτίωση του επικοινωνιακού σας brand
  • Εξοικονόμηση χρόνου λόγω της αποτελεσματικής επικοινωνίας
  • Μείωση συγκρούσεων που οφείλονται στην αναποτελεσματική επικοινωνία
  • Μείωση των υποθέσεων που αναπτύσσονται όταν η επικοινωνία δεν είναι ακριβής


Session 5 : Σάββατο 19/12 09.30-10.30  

Εμπιστοσύνη (Trust): Συμβουλές για Βοηθούς Διοίκησης / Νικόλαος Κανέλλος, Master Trainer
Η εμπιστοσύνη χτίζεται με μεγάλη προσπάθεια αλλά αποδομείται σε ελάχιστο χρόνο. Το session παρουσιάζει τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται, ώστε να ενισχύεται η εμπιστοσύνη μεταξύ της βοηθού διοίκησης και του προϊσταμένου της ή άλλων κατηγοριών συνεργατών της. Υπάρχουν όμως και συμπεριφορές που εμποδίζουν την ανάπτυξη υψηλού επιπέδου σχέσεων εμπιστοσύνης. Πολλές από αυτές τις συμπεριφορές δεν γίνονται συνειδητά και αυτό αυξάνει τη δυσκολία εντοπισμού και αλλαγής τους.  Θα ενημερωθείτε για όλα τα αποτελέσματα των τελευταίων ερευνών στον τομέα της εμπιστοσύνης. 

Οφέλη συμμετοχής:

  • Ανάπτυξη δεξιοτήτων που σας βοηθούν να  είστε άτομο υψηλής εμπιστοσύνης (high trust).
  • Αλλαγή συνηθειών που καταστρέφουν την εμπιστοσύνη (trust) προς το άτομό σας.


Session 6 : Σάββατο 19/12 10.30-11.30  

Από την εξυπηρέτηση στην εμπειρία εσωτερικών και εξωτερικών πελατών (Customer Experience) / Στάθης Παναγουλάκος, Master Trainer & Αντώνης Δάσκος, DOOR Greece Managing Director

Όπως όλες οι βαθμίδες στελεχών, έτσι και η βοηθός διοίκησης συμβάλλει στην αποτελεσματική εξυπηρέτηση τόσο των εξωτερικών όσο και των εσωτερικών πελατών. Τα τελευταία χρόνια η τάση ονομάζεται εμπειρία πελατών (Customer eXperience - CX). Στο session ορίζουμε την εμπειρία πελατών και αναλύουμε τα δομικά της στοιχεία. Θα δώσουμε πραγματικά παραδείγματα παροχής εμπειρίας πελατών από βοηθούς διοίκησης και θα ορίσουμε σημεία στο ταξίδι των πελατών( Customer journey), όπου οι βοηθοί διοίκησης έχουν την ευκαιρία να προσφέρουν το διαφορετικό, το προσωποποιημένο και το μη αναμενόμενο. Στόχος του session είναι η κάθε σύνεδρος να είναι άμεσα σε θέση να αναγνωρίζει αν μια υπηρεσία που προσφέρει σε εξωτερικό ή εσωτερικό πελάτη του τμήματός της αποτελεί απλά εξυπηρέτηση ή προσφέρει μια θετική εμπειρία πελάτη.

Οφέλη συμμετοχής:

  • Βελτίωση του επαγγελματικού σας προφίλ μέσω της παροχής εμπειρίας πελατών (customer experience)
  • Αύξηση ικανοποίησης από την εργασία  σας, αφού το συναίσθημα που βιώνετε όταν προσφέρετε ξεχωριστή εμπειρία σε πελάτες ενισχύει τη ψυχολογία σας


Session 7 : Σάββατο 19/12 11.30-12.30  

Κριτική σκέψη (critical thinking) & επίλυση προβλημάτων (problem solving) / Γεώργιος Ζερίτης, Master Trainer

Ο τυφώνας της καθημερινότητας δεν αφήνει πολλά περιθώρια για κριτική σκέψη και καινοτομική επίλυση προβλημάτων. Στο session παρουσιάζονται οι τεχνικές, με τις οποίες μπορείτε να ενισχύσετε την κριτική σας σκέψη. Αναλύονται τα εμπόδια και οι προσωπικές πεποιθήσεις που εμποδίζουν την αποτελεσματική κριτική σκέψη. Παράλληλα στο session αναπτύσσονται οι σύγχρονες τεχνικές επίλυσης προβλημάτων, μια δεξιότητα που είναι πολύ χρήσιμη για τις βοηθούς διοίκησης. Η μεθοδολογία μπορεί να αξιοποιηθεί σε προβλήματα όλων των βαθμίδων.
Οφέλη συμμετοχής:

  • Αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων
  • Εξοικονόμηση χρόνου αφού η κριτική σκέψη βοηθάει σημαντικά στην λήψη άμεσων αποφάσεων προς τη σωστή κατεύθυνση


Session 8 : Σάββατο 19/12 13.00-14.30  

Έμφαση στη λεπτομέρεια (detail orientation) και εκτίμηση αναγκών (needs anticipation) / Απόστολος Παλάσκας, Master Trainer & Coach.

Το session, παρουσιάζει δύο από τις σημαντικότερες δεξιότητες (σε διεθνές επίπεδο) για το κλάδο των βοηθών διοίκησης. Η έμφαση στη λεπτομέρεια, πρέπει να γίνει ασυνείδητη ικανότητα κάθε βοηθού διοίκησης. Θα αναφερθούμε σε όλα τα προαπαιτούμενα που ενισχύουν την ικανότητα εστίασης στη λεπτομέρεια. Θα γίνει αναφορά στις δεξιότητες που απαιτούνται για την πρόβλεψη και εκτίμηση των αναγκών του προϊσταμένου.

Οφέλη συμμετοχής:

  • Ανάπτυξη δεξιοτήτων έμφασης στη λεπτομέρεια που είναι άρρικτα συνδεδεμένες με τα υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού. 
  • Ενίσχυση του επαγγελματικού σας προφίλ και βελτίωση της καριέρας σας με δεδομένο ότι η δεξιότητα εκτίμησης των αναγκών, βρίσκεται σε πολύ υψηλή θέση στις προσδοκίες των Manager από τη βοηθό τους.


Session 9 : Σάββατο 19/12 14.30-16.00  

Artificial Intelligence (AI), εφαρμογές πληροφορικής & τεχνολογικά tips για Βοηθούς Διοίκησης / Χρήστος Τζιόρας, Master Trainer

Το επάγγελμα της βοηθού διοίκησης βρίσκεται συνεχώς μπροστά σε νέες προκλήσεις. Η ανάπτυξη νέων τεχνολογιών προσφέρει στη βοηθό διοίκησης την ευκαιρία να αυξήσει την παραγωγικότητά της και να ασχοληθεί με περισσότερο στρατηγικά θέματα. Η τεχνητή νοημοσύνη έχει ήδη αξιοποιηθεί σε πολλούς τομείς του επαγγέλματος. Στο session, θα γνωρίσετε μια σειρά από εργαλεία και εφαρμογές που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη εκτέλεση των καθηκόντων της βοηθού διοίκησης.
Οφέλη συμμετοχής:

  • Αύξηση αυτο-αποτελεσματικότητας (self efficacy)
  • Βελτίωση παραγωγικότητας 


Session 10 : Σάββατο 19/12 16.15-17.15  

  • Κύρια σημεία από τα sessions του συνεδρίου
  • Βοηθοί Διοίκησης καταθέτουν την εμπειρία τους
  • Συζήτηση με Panel Ομιλητών
  • Κλείσιμο Συνεδρίου